Salarisadministratie houdt zich bezig met de verwerking van de salarisadministratie in een bedrijf. Naast het maken van de salarisadministratie, omvatten de taken van de salarisadministratie het bijhouden van stamgegevens van werknemers, het beheren van de salarisadministratie en het rapporteren van noodzakelijke bijdragen (bijvoorbeeld loonbelasting of premies voor de ziektekostenverzekering). Elke werkgever die werknemers in dienst heeft genomen, is wettelijk verplicht om de loonadministratie bij te houden en dus maandelijks een loonstrook voor hun werknemers op te stellen. Wat zijn de taken van de salarisadministratie?
Salarisadministratie houdt zich bezig met de volgende taken:
Onderhoud van persoonlijke stamgegevens
Voor elke medewerker wordt een aparte salarisadministratie of gegevensrecord aangemaakt. In deze loonrekening moeten verschillende persoonlijke stamgegevens staan, bijvoorbeeld voornaam, achternaam, geboortedatum, woonplaats en adres. Deze persoonlijke stamgegevens worden bijgehouden door de loonadministratie.
Als er een nieuwe medewerker wordt aangenomen, opent en houdt de salarisadministratie een nieuwe salarisadministratie bij en meldt de medewerker zich ook aan bij de socialezekerheidsinstanties.
Beheer van de jaarloonkosten
Naast de persoonlijke stamgegevens bevatten de loonrekeningen andere persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld het attest voor de loonheffingskorting en algemene fiscale kenmerken van de werknemer. Bij elke loonstrook moeten aanvullende gegevens worden vermeld:
- de loondoorbetalingsperiode
- de dag van loonbetaling
- lonen en hoe deze tot in detail zijn samengesteld
In de inkomstenbelasting is geregeld wat er nog meer moet worden vastgelegd. Aan het einde van het boekjaar sluit de salarisadministratie de salarisadministratie af en rapporteert deze aan de sociale verzekeringsinstellingen, het uitzendbureau en de statistiekbureaus.
Verrekening van personeelsbeloningen
De loonadministratie berekent het totale loon van de werknemer – inclusief loon- en loonbelasting en de af te dragen sociale premies. Daarnaast maakt ze de loonstroken op en overhandigt ze deze aan de respectievelijke medewerkers.
Naleving van wettelijke rapportageverplichtingen
Wettelijke rapportagevereisten omvatten bijvoorbeeld:
1. de loonbelastingregistratie
2. de premieopgaven zorgverzekering
3. de ziekten
De salarisadministratie draagt de looninhoudingen over aan de sociale verzekeringsinstellingen en de Belastingdienst en zo nodig ook aan externe incassanten. Als een werknemer het bedrijf verlaat, meldt de loonadministratie dit meestal aan het einde van de maand aan de sociale zekerheidsinstanties.
Creëren van boekhouddocumenten voor financiële boekhouding
Lonen of salarissen moeten uiteindelijk worden overgemaakt naar de rekeningen van de werknemers. Salarisadministratie creëert overeenkomstige boekingsdocumenten voor financiële boekhouding. In kleinere bedrijven houdt de salarisadministratie zich vaak bezig met het opstellen van arbeidsovereenkomsten.